Unidad Especializada Compras

Descripción general

Las Unidades de Compra Especializadas son unidades ejecutoras con la competencia funcional para realizar los procedimientos de contratación administrativa necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes y servicios que requieran para la satisfacción de sus necesidades, de conformidad con la resolución que la Rectoría emita para su autorización.

Labor del departamento

Este departamento se encarga de gestionar de manera integral los procesos de contratación administrativa y abastecimiento de bienes y servicios, asegurando que las necesidades de las distintas dependencias se atiendan de forma eficiente, transparente y conforme a la normativa institucional. Su labor abarca la planificación y consolidación de compras, la ejecución de procesos de contratación, la evaluación y adjudicación de ofertas, así como el seguimiento y control de los expedientes contractuales, en coordinación con las instancias correspondientes, contribuyendo al uso óptimo de los recursos y al adecuado funcionamiento de la Sede del Sur.

Funciones principales:

• Consolidar las solicitudes de compra de bienes y servicios de las diferentes dependencias bajo su competencia, que pueden representar economías de escala o se puedan agrupar en objetos iguales o similares, de uso común y continuó, con base en los criterios técnicos elaborados al efecto por la OSUM.
• Llevar a cabo los procesos de contratación administrativa requeridos por las unidades ejecutoras bajo su competencia.
• Remitir a la OSUM las solicitudes de compra de agrupaciones cuyo monto estimado de la contratación supere el monto autorizado de compra.
• Remitir las necesidades de contratación a la OSUM de manera que esta confeccione y mantenga actualizado el Plan Anual de Compras de la UCR.
• Realizar al final de cada período presupuestario una evaluación de la gestión de compras de bienes y servicios realizadas, y remitirla a la OSUM para su consolidación.
• Recibir y revisar los documentos originales de Proveedores interesados en conformar el Registro de Proveedores y remitir toda la documentación a la OSUM.
• Recibir, revisar y registrar la decisión inicial de las contrataciones que deban realizar.
• Confeccionar y tramitar los pliegos de condiciones de las contrataciones que estén bajo su competencia.
• Recibir las ofertas y proceder a su apertura.
• Remitir, según su criterio y cuando corresponda, las ofertas recibidas en cada proceso a las unidades técnicas para su evaluación.
• Resolver lo que corresponda en las contrataciones que estén dentro de su rango de adjudicación.
• Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente de contratación administrativa, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de RLCA.
• Atender los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria contra los actos de adjudicación o, en su defecto, remitir las recomendaciones de resolución a los órganos competentes.
• Resolver en el ámbito de su competencia sobre los cambios propuestos en las condiciones de cumplimiento por los adjudicatarios que resulten lícitos y merecedores de tutela.
• Realizar las contrataciones excluidas de los procesos ordinarios de contratación dentro de su rango de adjudicación.
• Aprobar las modificaciones y adiciones contractuales conforme con el derecho de modificación unilateral que le otorga la LCA y el RGCA, de las contrataciones amparadas a procedimientos de contratación administrativa que estén bajo su competencia.